New Work

Projektauftrag

Damit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich mit ihrem Unternehmen identifizieren können, braucht es im New-Work-Kontext folgende Instrumente:

• Teilhabe
• Führung
• Agilität
• Flexibilität
• Neue Bürokonzepte

In diesem Projekt haben wir das Instrument der Agilität aufgegriffen.

Die Art und Weise, wie Arbeit auch heute noch größtenteils geregelt ist, hat seine Wurzeln in der Industrialisierung der Jahrhundertwende vom 19. Zum 20. Jhdt. Um in jener Zeit Wertschöpfung im industriellen Maßstab gewährleisten zu können, mussten Arbeiter, die vielfach einen sozial schwachen Background hatten, dazu befähigt werden, komplexe Produkte zu fertigen. Dies gelang durch Aufteilen der Arbeit in möglichst einfache und immer gleiche Einzelschritte, die schnell erlernbar waren. Diese Arbeiter hatten nicht nur einen strengen Rahmen im Arbeitsprozess, sondern einen ebenso starren sozialen Rahmen innerhalb des Unternehmens. Dieses Modell der hierarchischen Führung passte für die Anforderungen jener Zeit.  

Die Zeiten jedoch haben sich geändert. Die Welt, in der wir leben, ist volatil geworden, und Veränderungen passieren nicht stetig, sondern sprunghaft und sind wenig vorhersehbar. Daraus resultiert, dass Unternehmensführung heute teilweise ihre Planbarkeit verloren hat und jetzt lernen muss, sich ebenso schnell und flexibel anzupassen. 

Vorgehen bei der Umsetzung

Agilität ist bei APUS Software GmbH – wie in der ganzen IT-Branche – unser tägliches Brot. Wir haben gesehen, wie Dinge in der Softwareentwicklung gut und immer besser funktionieren. Daher haben irgendwann auch andere Bereiche – begleitet von Agile Coaches - begonnen, aus der agilen Softwareentwicklung bekannte Werkzeuge und Methoden einzusetzen und sie zu adaptieren und weiterzuentwickeln. 

So wurde (unter anderem) das klassische MitarbeiterInnengespräch neu gedacht – Teile davon wurden durch Retrospektiven ersetzt, das Feedback von denen geholt, die es am besten wissen: den unmittelbaren Teammitgliedern.

Kundennutzen

• Rasches und problemloses Berücksichtigen von Änderungswünschen des Kunden – und damit glücklichere Kunden,
• Höhere Innovationsfähigkeit des gesamten Unternehmens,
• Rasches Erkennen und Wahrnehmen von Chancen
• Früheres Erkennen von möglichen Risiken und proaktives Agieren darauf

Vision

Der JIPP.IT ist eine gute Work-Life-Balance zu wenig. Durch Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und Home-Office gehen wir einen Schritt weiter und leben Work-Life-Inclusion! Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, als eines der wichtigsten gesellschafts- und wirtschaftspolitischen Anliegen unserer Zeit, setzt eine familienfreundliche Arbeits- und Lebenswelt und ein partnerschaftliches miteinander voraus. Dies betrifft die Art der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter im Unternehmen und wirkt sich  auf die Umsetzung von New Work im Unternehmen aus. Diese Überzeugung wird auch im Netzwerk „Unternehmen für Familien“ zum Ausdruck gebracht, in dem die JIPP.IT Mitglied ist. Schwerpunkte des Netzwerks sind

• die Familie in den Fokus des Handelns zu stellen
• Maßnahmen zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Vorgehen bei der Umsetzung

Die JIPP.IT war seit der Gründung im Jahr 2009 bemüht ein ausgewogenes Verhältnis von Arbeit und Freizeit für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen herzustellen. Bedingt durch die Größe des Unternehmens stellte die Einrichtung von Betreuungseinrichtungen für Kinder der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine sinnvolle Maßnahme dar.

Im konkreten Projekt wurden daher neben den flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit von Home Office sowie der aktiven Integration der Familien der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den täglichen Ablauf die folgenden Maßnahmen gesetzt.

• Verbesserung des Wissenstands zu familienrelevanten Themen durch Bereitstellung und Verlinkung zu regionalen Angeboten durch öffentliche Einrichtungen.
• Kinder Ferienbetreuung zur zeitlichen Entlastung
• Gemeinsame Unternehmungen mit den Familien wie z.B. Sommerfeste

Ein Schwerpunktthema zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf bildet ein eigenverantwortliches Zeitmanagement. Dazu ist ein hohes Vertrauensverhältnis zw. Firmenleitung und Mitarbeitern eine notwendige Voraussetzung. Zusätzlich ist es jedoch notwendig, dass der einzlene Mitarbeiter, die einzelne Mitarbeiterin in der Lage ist sich die verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen.

In diesem Zusammenhang wurde ein Weiterbildungsplan im Bereich Selbstorganisation entwickelt und umgesetzt. Unter anderem wurde dabei folgende Punkte betrachtet

• Aufbau von Selbststeuerungskompetenzen
• Delegation, Fokussierung, Eigenverantwortung, Zeitmanagement
• Schaffung von Freiräumen
  • Zeitausgleich, Zeitkonten, Sabatical
  • Unbezahlter Urlaub
  • Papamonat, Väterkarenz, Elternteilzeit
  • Bildungskarenz, Bildungsteilzeit

Nutzen

• Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können ihre verfügbare Zeit besser und flexibler an ihren Lebensalltag anpassen.
• Durch gezieltere Planung können erweiterte Freiräume geschaffen werden
• Flexibler Umgang mit außerplanmäßigen Ereignissen, wie z.b. Krankheit eines Kindes
• Kurzfristige Mitnahme von Kindern in die Firma, falls keine anderen Betreuungsmöglichkeiten vorhanden sind.
• Optimierung der Arbeitszeiten auf produktive Stunden
• Arbeitszeiten werden gemeinschaftlich abgestimmt
• Effektivität der geleisteten Arbeit wird erhöht,
• Erhöhung der Motivation

Vision

Wir möchten unsere Kunden durch exzellente Arbeit von unseren Fähigkeiten überzeugen. Wir wollen nach der professionellen Abwicklung eines großartigen Projekts in die zufriedenen Gesichter unserer Kunden schauen können. Wir orientieren uns an unseren Überzeugungen und legen den Fokus auf die Wünsche unserer Kunden.

Vorgehensweise bei der Umsetzung

Durch Kooperation und Begeisterung entstehen kreative und einzigartige Ideen, die wir nutzen, um unseren Kundinnen und Kunden exklusive Ergebnisse zu bieten. Die Freude an der Zusammenarbeit – untereinander, mit unseren Partnern und unseren Kunden – ist unser Kernwert. Menschen, die durch ihre Persönlichkeit und ihr Können das Team bereichern, sind bei uns immer willkommen.

Uns ist es besonders wichtig, dass es allen Beteiligten Freude bereitet, dabei zu sein, die Projektanforderungen elegant zu lösen und Spitzenleistungen zu erbringen. Es macht uns Spaß, ein genau auf die Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden zugeschnittenes Produkt zu entwerfen, umzusetzen und zu übergeben. Damit es jedem viel Freude bereitet, dieses Produkt zu verwenden!

Kundennutzen

Unsere Kundinnen und Kunden können sich darauf verlassen, dass wir unsere Kompetenzen effizient und ökonomisch einsetzen, um das bestmögliche Resultat zu erzielen. Wir wissen, was wir können, und genau das bieten wir unseren Kundinnen und Kunden an. Vom ersten Kontakt bis zum Projektabschluss ist uns eine metho­dische, effiziente Vorgehensweise sehr wichtig. Dadurch bleibt nichts dem Zufall überlassen. Das Ziel ist das Zusammenspiel von erstklassiger Qualität des Produkts und optimalem Nutzen für unsere Kundinnen und Kunden.

Projektauftrag

Damit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich mit ihrem Unternehmen identifizieren können, braucht es im New Work Kontext folgende Instrumente:

• Teilhabe
• Führung
• Agilität
• Flexibilität
• Neue Bürokonzepte

In diesem Projekt haben wir das Instrument der Teilhabe und Führung aufgegriffen.

Ausgehend vom Setup der Kreiskultur und der Institution des Führungskreises, die die Unternehmensführung in die Hände eines sorgsam ausgewählten Teams legt, haben wir uns die Frage gestellt, was jemanden dazu befähigen soll, diesem Führungskreis anzugehören. Wir sind dabei zu dem Schluss gekommen, dass wir, wenn wir uns bei den Führungskreismitgliedern auf das immer gleiche „elitäres“ Team verlassen, zu viel Potential im Unternehmen brach liegen bleibt.  Um diesem Problem zu begegnen, haben wir durch die Wahl der Mitglieder des Führungskreises die Möglichkeit geschaffen, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sich aktiv an der Unternehmensführung beteiligen kann, wenn er oder sie das möchte. Durch die Wahl für eine bestimmte Zeit gibt es zusätzlich die Möglichkeit, nach einer Zeit der aktiven Gestaltung seinen Platz im Führungskreis jemand anderem zu überlassen, und so viele Sichtweisen in die Unternehmensführung zu bekommen.

Vorgehen bei der Umsetzung

Bei APUS besteht der Führungskreis aus einem Team von fünf Personen. Zwei Plätze des Führungskreises sind dabei stets fix besetzt: Der juristische Geschäftsführer muss Teil des Führungskreises sein, denn er trägt die Verantwortung und Haftung für das Geschäftsgebaren des Unternehmens. Ebenso ist die Leitung Finance fixer Bestandteil. Die restlichen 3 Plätze werden für eine Legislaturperiode von 2 Jahren gewählt.

Es gibt dabei eine zeitliche Phase der Wahlwerbung: Teams aus jeweils drei Personen finden sich – basierend auf ihren Plänen für das Unternehmen für die kommenden 2 Jahre – und präsentieren sich mit einem Programm. Dabei kann eine Person auch mehren Teams angehören, solange die jeweiligen Programme nicht einander diametral gegenüberstehen. Je nach Zuspruch zu den Programmen werden dann die entsprechenden Teams gewählt.

Die Wahl selbst geschieht nicht durch Mehrheitsentscheid, sondern durch das Werkzeug des Konsensierens. Der Vorteil dabei ist, dass das Team, dessen Programm den geringsten Widerstand im Unternehmen hat, die Wahl gewinnt. Durch die Verwendung von acceptify* kann eine solche Wahl auch problemlos und mit geringem Zeitaufwand remote durchgeführt werden.

Der so eingesetzte Führungskreis tagt üblicherweise einmal im Monat, bei Bedarf (z.B. in Krisensituationen) auch öfter. In ihm werden strategische, genauso wie personelle Entscheidungen gemeinsam getroffen.

Kundennutzen

• Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können und sollen sich aktiv an der Unternehmensführung beteiligen.
• Die Sichtweise vieler findet den Einzug in unternehmensweite Entscheidungen.
• Ein sich nicht mehr zur nächsten Wahl aufstellen lassen wird dabei nicht als Rückschritt wahrgenommen, wodurch die Tatsache unterstützt wird, dass Führung kein Jobtitel ist, sondern eine Aufgabe aller im Unternehmen.
• Befehl und Kontrolle funktionieren nicht mehr, da es, wie es das Wesen der Kreiskultur ist, den gemeinsamen Beschluss aller Führungskreismitglieder braucht.
• Unternehmensentscheidungen werden von den Miterbeiterinnen und Mitarbeitern mitgetragen.

Weiterführende Informationen:

https://www.acceptify.at/

Projektauftrag

Damit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich mit ihrem Unternehmen identifizieren können, braucht es im New Work Kontext folgende Instrumente:

• Teilhabe
• Führung
• Agilität
• Flexibilität
• Neue Bürokonzepte

In diesem Projekt haben wir das Instrument der Kreiskultur aufgegriffen.

Der Kreis ist die Grundstruktur aller natürlichen Prozesse. Nachhaltige Modelle, ob im sozialen, ökologischen oder ökonomischen Bereich, können nur dann funktionieren, wenn sie den Schritt von linearen Modellen in Kreismodelle schaffen. Ein lineares Modell ist endlich. Ein Kreislauf kann sich, solange er in Balance und lernfähig ist, immer weiter fortsetzen, wie die Natur es seit Jahrmillionen vorlebt. Kreiskultur ist die soziale Entsprechung natürlicher Prozesse.

Um einen Kreis begreifen zu können und zu verstehen, was ihn von einer Hierarchie unterscheidet, muss man vor allem begreifen, was einen Kreis im Inneren zusammenhält. Ein Kreis wird von einer inneren Anziehung geformt und zusammengehalten. Was in grauer Vorzeit noch das Lagerfeuer unserer Urahnen gewesen sein möge, ist heute eine geteilte Vision. Doch noch immer sind es Vertrauen, gegenseitiger Respekt und Kooperationsbereitschaft, die Kreismitglieder miteinander verbinden und sie befähigen, gemeinsame Verantwortung zu tragen.

Vorgehen bei der Umsetzung

Alle Unterstützenden Bereiche innerhalb von APUS Software GmbH sind in Form von Kreisen organisiert. Aktuell sind das folgende:

• Führungskreis
  Aufgabe: Unternehmensführung, Wirtschaftlichkeit, Personalpolitik, Kundenpolitik, Strategieentwicklung
• Agiler Kreis
  Aufgabe: Agile Werte und Prinzipien im Unternehmen pflegen und erhalten, Supervision aller Agile Coaches im Unternehmen.
• M & V Kreis
  Aufgabe: Entwicklung und Umsetzung der Marketing- und Vertriebsstrategie.
• CSR Kreis
  Aufgabe: Ökonomische, soziale und ökologische Aspekte im Unternehmen zu integrieren.

Die jeweiligen Kreise tagen regelmäßig, und können darüber hinaus von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter auch außertourlich initiiert werden. Ebenso kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter als Gast an einem der Kreis-Meetings teilnehmen, bzw. eigene Themen in die Kreise einbringen. Entscheidungen innerhalb eines Kreises werden im Konsens getroffen. Die Arbeitsergebnisse der Kreise werden bei den halbjährlichen Firmenkreisen (alle MA) präsentiert, bzw. bei kurzfristigen Themen über die den Newsfeed in MS Teams und Intranet verbreitet.

Kundennutzen

Jede unternehmerische oder strategische Entscheidung ist immer durch mehrere Sichtweisen untermauert. So kann niemand im Unternehmen, selbst der Geschäftsführer, persönlich Interessen verfolgen und das Unternehmen aufgrund eigener Motivationen in eine Richtung lenken, die nicht einer gemeinsam gefassten Strategie folgt.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann sich an jedem Aspekt der Ausrichtung und Führung des Unternehmens zu jedem Zeitpunkt aktiv beteiligen.

Eine weitere Vorgehensweise zu Erzielung der Wissensübergabe und Weiterentwicklung ist das Feierabendbier, das monatlich stattfindet. axtesys übte sich einem FAB u.a. im Bogenschießen: Die Moral des Abends: Fokussieren auf das Wesentliche und Ruhigbleiben im entscheidenden Moment ist eine hohe Kunst, die geübt sein will.

Am Teamtag wird ebenso spielerisch gelernt und das Büro bleibt geschlossen: axtesys quartiert sich üblicherweise samt Coach im Hotel Staribacher ein. Egal ob es um Prozessoptimierung, Firmenkultur oder Teamentwicklung geht, die professionellen Coaches sorgen immer für angenehme Überraschungen. Mal „ent-wickeln“ sich Teams, die mit Spagat aneinander gebunden sind. Mal geht es darum, eine komplexe Aufgabe unter Zeitdruck gemeinsam zu schaffen. Doris Pedratscher freut sich: "Wir haben immer viel Spaß, lernen eine Menge, es gibt wunderbares Essen. Danach geht’s noch ab in die Sauna!“

Nutzen

axtesys ist eines der wenigen Unternehmen, in dem auch das Geschäftsführer-Gehalt für alle transparent ist. Wichtig beim Thema Entscheiden: Klarheitsvakuum vermeiden, Entscheidungsbefugnisse und -erwartungen können gar nicht oft genug und deutlich genug verbalisiert werden. Und: Sinnorientiertes Arbeiten, das allen Beteiligten viel Freiraum lässt und den Blick auf das große Ganze freihält, war schon immer das Erfolgsrezept.

Aufgabe der ITCS Firma

"New Work bedeutet für uns, dass sehr selbstständig gearbeitet wird und viele Entscheidungen, wenn nicht alle, dort passieren, wo sie gebraucht werden. Also nicht von oben herab. Und dass auch die strategische Weiterentwicklung bei den Personen liegt, die etwas machen – auch bereichs-übergreifend. Bei uns haben sich zum Beispiel ein paar aus dem Kreis der Projektleiter gemeinsam mit jemandem aus der Buchhaltung zu einem neuen Kreis „Controlling“ zusammengeschlossen, weil es sie interessiert hat. New Work heißt für uns, auch so offen zu sein, dass man solch übergreifendes Zusammenarbeiten ermöglicht. Es heißt ja auch „agile“ oder „lean“, also stetige Veränderung ist essenziell," so COO Angelika Weber.

Vorgehen bei der Umsetzung

"New Work braucht ganz klare Strukturen. Je offener und unüblicher eine Arbeitsweise ist, umso mehr Regeln und Rahmenbedingungen braucht man letztendlich. Gerade bei sehr offenen Arbeitsumgebungen braucht man klare Richtlinien: Was ist erlaubt und was ist nicht erlaubt?

Genauso wie es für freie Arbeitsweisen klare Rahmenbedingungen braucht, geht Offenheit nur mit Vertraulichkeit. Nur, wenn wir unseren Mitarbeitern voll vertrauen, können wir alle Unternehmensdaten offenlegen. Umgekehrt fördert diese Transparenz das gegenseitige Vertrauen."

Nutzen

Angelika Weber beschreibt weiter: "Uns ist enorm wichtig, dass man sehr viel, teilweise überkommuniziert, damit die Zuständigkeiten klar sind. Dazu haben wir die verschiedensten internen Kommunikationskanäle und vor allem unsere wöchentliche Sitzung, wo alle Projekte, Finanzen und der aktuelle Stand der Firma durchgegangen werden. Das schaffen wir mittlerweile, durch ein strenges Protokoll, innerhalb von einer halben Stunde. Das wird am Ende an alle ausgeschickt. Generell versuchen wir alles digital zu dokumentieren. Darum bekommen auch z.B. Bewerber bei uns am Ende des Vorstellungsgesprächs eine Zusammenfassung dessen, was im Gespräch gesagt wurde und was von uns notiert wurde. Der Prozess ist also auch für den Bewerber transparent."

Projektauftrag

Damit Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich mit ihrem Unternehmen identifizieren können, braucht es im New Work Kontext folgende Instrumente:

• Teilhabe
• Führung
• Agilität
• Flexibilität
• Neue Bürokonzepte

In diesem Projekt haben wir das Instrument der Flexibilität aufgegriffen.

Die Art und Weise, wie Arbeit auch heute noch größtenteils geregelt ist, hat seine Wurzeln in der Industrialisierung der Jahrhundertwende vom 19. zum 20. Jhdt. Um in jener Zeit Wertschöpfung im industriellen Maßstab gewährleisten zu können, mussten Arbeiter, die vielfach einen sozial schwachen Background hatten, dazu befähigt werden, komplexe Produkte zu fertigen. Dies gelang durch Aufteilen der Arbeit in möglichst einfache und immer gleiche Einzelschritte, die schnell erlernbar waren. Diese Arbeiter hatten nicht nur einen strengen Rahmen im Arbeitsprozess, sondern einen ebenso starren sozialen Rahmen innerhalb des Unternehmens. Dieses Modell der hierarchischen Führung passte für die Anforderungen jener Zeit.  

Auch wenn diese Arbeitsmodelle in Bereichen der industriellen Fertigung immer noch Gültigkeit haben, passen sie nicht mehr auf die sog. Wissensarbeit. Arbeitsleistung kann heute nicht mehr über die bloße Zeit der Anwesenheit in einem Unternehmen bestimmt werden. Jemand, der lange an seinem Schreibtisch sitzt, ist dadurch nicht automatisch produktiver, und damit wertvoller für ein Unternehmen.

New Work bedeutet die Schaffung einer attraktiven Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Arbeitsbedingungen, die mit privaten Verpflichtungen vereinbar sind (flexible Arbeitszeiten, Homeoffice) und, die ein Gefühl der Zugehörigkeit schaffen (Teams). Arbeitsbedingungen, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fachliche und persönliche Weiterentwicklung  ermöglichen und den Sinn in der von ihnen täglich ausgeübten Tätigkeit erkennbar machen.

Vorgehen bei der Umsetzung

Es gibt bei APUS Software GmbH keine festgelegten Arbeitszeiten, zu denen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter im Büro anwesend sein muss. Die Wahl der Arbeitszeit und die Wahl des Arbeitsortes obliegen der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter.

Rahmenbedingungen:

• Die An- und Abwesenheiten sind mit dem jeweiligen Team abgestimmt und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf der Projekte
• Im zentralen Kalender ist jederzeit ersichtlich, ob jemand im Office (physikalisch anwesend) oder im remote Office ist, um die Planbarkeit von Meetings zu gewährleisten. Zusätzlich werden klassisch Abwesenheiten (Arzt, Urlaub usw.) ebenso erfasst.
• Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen ihre Projektzeiten für die Abrechnung gegenüber einem Kunden oder für die Bewertung von Aufwänden (Gegenüberstellung von Kosten zu Nutzen, zum Beispiel Aufwände für eine Veranstaltung).

Zusätzliche Kontrollen sind hierbei nicht notwendig. Sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter diese Freiheiten signifikant missbrauchen, wäre dieses Verhalten unfair gegenüber seinen Teamkolleginnen und -kollegen. Dieses Fehlverhalten bringt ihnen unmittelbare Nachteile (Stress, Mehraufwand, Unzufriedenheit) und gefährdet die gemeinsamen Projekt- und Unternehmensziele.

Sollte der Fall eintreten, dass ein solcher Missbrauch festgestellt wird würden im ersten Schritt die Agile Coaches das Gespräch suchen. Sollten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter derart unzufrieden sein, könnte man das Arbeitsumfeld so anpassen, dass es besser passt, zum Beispiel durch Veränderung des Beschäftigungsausmaßes, oder durch finden einer anderen Tätigkeit, die der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter besser entspricht. Das Procedere könnte so weit gehen, dass man gemeinsam versucht, innerhalt der ITCS-Partnerfirmen eine Stelle zu finden, mit der Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter glücklicher ist.

Kundennutzen

• Glücklichere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter
• Höheres Engagement und bessere Arbeitsleistung
• Höhere Identifikation mit dem Unternehmen und damit höhere Loyalität